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第七部分 书面沟通简明扼要

 
我们已经知道，在面对面的沟通时，信息传递中55％依靠我们的肢体语言，38％依靠声音，7％依靠口头语言。但在书面沟通时，我们则完全依靠语言。我们使用的词汇，我们的表达方式，以及我们的谋篇布局，或者传达了我们的意图，或者被人们丢在一边。

写作是一种应用性的技巧，你可以遵循下面几个简单又有效的指导来改善你的写作技巧。

为了改善你的写作技巧，选二三个备忘录、报告或你写好的信件与下面两节的指导大纲进行比较，然后选出一二个按照大纲重新写。

人们都很忙

人们没有时间反复阅读文件、合同以达到充分理解，通常他们选择一些内容来阅读，然后理解它，并按此规定行动，然后又继续做下一步工作。如果你的文章又长又复杂，并且使用很多长词、偏僻的专业术语和华丽的短语，人们会对读你的文章感到厌倦；如果你不能清晰地陈述你的目的，如果你的主要观点不突出、不明确，如果你的思想缺乏组织、缺乏吸引力，你将会浪费人们很多时间去理解它们。这些都将极大地降低人们的阅读兴趣，减少按你所说的去做的机会。

事实上有效的写作有三个要点:

1. 必须容易阅读。

2. 必须容易理解。

3.必须能够说服读者。

如果你能使用较短的词汇、较短的句子，你的写作是成功的。

谨慎地选用你的词汇

使用短词

许多人认为较长的词汇会含有较复杂的含义，而简单的词汇含义简单，因而他们的文章不必要地堆砌词藻，这样使读者读起来很困难。当然有些短词意思确实简单。比如:猫、帽子、坐。而另外一些短词却不尽然，比如:真理，爱情，灵魂。简单的语言并不一定主题简单，使用短词写作，也不会使你的文章过分简单，反而会增加它们的可读性。

要尽量选择短词，少选择长词，所谓短词是指那些少于三个音节的词汇，但有三种例外:

1.大写词汇，如:澳大利亚（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。

2.由短词合成的词，如:簿记员（book?keeper），尽管（nevertheless），每个人（everybody）。

3.以es或ed构成的三音节词汇，如:承认（confesses），消化（digested），资源（resources）。

还要注意以ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节，使读者感到阅读起来困难，因为它们需要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇，这些词汇也许是你在面对面交谈时使用的词汇。

这并非一成不变的准则，一些短词不便于阅读，你要学会取舍。

何时使用长词

尽管我们说使用短词会方便读者，但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的，但有些只会难为读者。如果要用事物的名称或技术词汇，可以使用长词。如果是为了更加精确地表述你想说的事情，可以使用长词。但它应是唯一的或具有特殊描述性的词汇，或者可以附加额外的意思。

如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”（失业）一词是经济学中的词汇，它节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那么使用长词。

在你认为长词可能会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。

不要削减所有的长词，仅仅削减那些不必要的词汇，使用那些最能表达你的意思的词汇，那些使读者感到更加亲切熟悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city（都市，城市）”，我绝不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。

马克•吐温（1835-1910），美国幽默家、作家。

 

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第七部分 书面沟通简单明了

 
避免专业词汇和“噪音词汇”

对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇的涵义。

使用短句

许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短语和过渡词汇，使用复杂的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。

长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。

幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句:

其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。

其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。

其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如:“无论如何”，“除此之外”等等）。

使用由一到十个字组成的短句

现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和活力，使文章更有吸引力和说服力。